5 langkah sebelum membuat perencanaan SMART!

Smart memang berarti pintar, tapi SMART yang akan kita bahas disini adalah sebuah cara pintar untuk mengembangkan dan membangun sebuah bisnis.

SMART adalah filosofi yang digunakan untuk membantu anda menetapkan target dan tujuan, misalnya dalam project management, employee performance management, atau personal development. Beberapa orang menyamakannya dengan istilah KPI (Key Performance Indicators). Singkatan ini pertama kali digunakan dalam Management Review edisi November 1981 oleh George T. Doran.

Apa itu SMART?

SMART adalah:

S – Specific – Significant, Stretching, Simple

M – Measurable – Meaningful, Motivational, Manageable

A – Attainable – Appropriate, Achievable, Adjustable, Ambitious, Aligned, Action-focused

R – Relevant – Result-Based, Results-oriented, Resourced, Resonant, Realistic

T – Timely – Time framed, Timed, Time-based,  Time-bound, Time-Specific, Timetabled

Beberapa orang senang menambahkannya dengan akhiran ‘ER’ menjadi ‘SMARTER’. E = Enjoyable, R = Relevant.

Menyusun Target yang SMART

Seperti yang dijabarkan oleh Paul J. Meyer dalam bukunya, Attitude is Everything, berikut beberapa penjelasan mengenai karakteristik yang S.M.A.R.T dalam menetapkan target:

SPECIFIC

Kata yang pertama ini menekankan pentingnya menetapkan target yang spesifik; benar-benar spesifik. Hindari target yang terlalu umum atau kurang mendetail. Target tidak boleh ambigu, harus jelas, dan dipaparkan dengan bahasa yang lugas. Misalnya, tetapkan target seperti ini: “tingkatkan penjualan dari 500 menjadi 1000 buah apel dalam sehari” dan hindari “tingkatkan omset dari penjualan apel per-hari”.

Untuk menetapkan tujuan yang spesifik, anda harus menyampaikan kepada tim seluruh harapan dan keinginan dengan spesifik, mengapa hal ini penting, siapa yang akan terlibat, dimana akan dijalankan, dan atribut apa saja yang penting. Suatu tujuan (target) yang spesifik biasanya akan menjawab pertanyaan “5W” ini:

• What: apa yang ingin saya capai?
• Why: Mengapa harus dicapai? (alasan yang spesifik; tujuan dan keuntungan dari pencapaian target tersebut)
• Who: Siapa yang terlibat?
• Where: Dimana target akan dicapai? (identifikasi lokasi)
• Which: Identifikasi persyaratan untuk mencapai target dan kendala yang menghalagi tercapainya target.

MEASURABLE

Kata yang kedua menekankan pentingnya kriteria yang digunakan untuk mengukur besarnya kemajuan yang dibuat dalam mencapai target. Filosofi yang melatar-belakangi poin ini adalah: “Jika target tidak dapat diukur, mustahil untuk mengetahui apakah anda telah membuat kemajuan dalam mencapai tujuan akhirnya”. Mengukur kemajuan akan membantu tim untuk tetap berada dalam jalur yang benar, menepati tenggat waktu, dan merasakan semangat dan euforia ketika memperoleh hasil yang menggembirakan di setiap pencapaian yang membawa mereka lebih dekat kepada tujuan.

Target yang terukur akan mampu menjawab salah satu pertanyaan:

• Berapa banyak?
• Bagaimana anda mengetahui bahwa target tersebut telah tercapai?

ATTAINABLE

Kata yang ketiga menekankan bahwa target harus realistis dan dapat dicapai. Target tidak boleh dibuat terlalu mudah (untuk performa standar tim anda), tapi juga tidak boleh terlalu sulit sehingga terasa mustahil untuk dicapai. Target yang ditetapkan akan dapat dicapai jika: anda telah menentukan apa yang paling penting, lalu mampu membayangkan langkah-demi-langkah untuk mewujudkannya. Untuk itu, anda akan mengembangkan perilaku, kemampuan, keahlian, dan kapasitas finansial untuk mencapainya.

Target yang attainable akan menjawab pertanyaan seperti:

• How: Bagaimana target tersebut akan dicapai?

RELEVANT

Kata keempat menekankan pentingnya memilih target yang tepat. Target yang dibuat oleh bank manager untuk membuat “50 sandwich isi mentega kacang dan jeli sebelum jam 2 siang” bisa jadi merupakan target yang Spesifik, Measurable, Attainable, dan Timely, namun tidak Relevan. Seringkali anda membutuhkan dukungan berbagai pihak untuk mencapai target: sumber daya, masukan dari Champion, dan apapun yang dapat membantu meruntuhkan tembok penghalang. Target yang relevan untuk atasan anda, tim anda, dan organisasi anda akan mendapatkan dukungan yang anda butuhkan itu.

Target yang relevan, jika tercapai, akan mendorong tim, departemen, dan organisasi lebih maju. Sebuah target yang mendukung atau selaras dengan target-target lainnya akan dianggap sebagai target yang relevan.

Sebuah target yang relevan akan memberikan jawaban ‘ya’ untuk semua pertanyaan ini:

• Apakah target ini layak diperjuangkan?
• Apakah target ini ada di waktu yang tepat?
• Apakah target ini sesuai dengan kebutuhan dan target anda yang lain?
• Apakah anda orang yang tepat untuk mengejar target ini?

TIMELY

Kata kelima menekankan pentingnya menepatkan target dengan kerangka waktu, yaitu memberikan deadline pencapaian target. Komitmen kepada deadline akan membantu tim untuk tetap fokus menjalankan pekerjaan untuk memenuhi target tepat waktu, atau bahkan lebih cepat. Ini adalah bagian dari filosofi SMART yang melindungi target dari serangan krisis sehari-hari yang biasa terjadi dalam organisasi. Target dengan tenggat waktu akan menimbulkan urgensi.

Target dengan tenggat waktu akan menjawab pertanyaan berikut:

• Kapan?
• Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam 6 bulan dari sekarang?
• Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam 6 minggu dari sekarang?
• Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) hari ini?